Każda firma mniejsza lub większa ma jakiś system zarządzania dokumentami. Dokumenty mogą być różne. Od dokumentów związanych z działem kadr, po dokumenty technologiczne dotyczące poprawności prowadzonych procesów, jak i dokumenty poufne objęte tajemnicą handlową. Wiele firm, a właściwie raczej większość posiada te dokumenty w wersji papierowej. Dokumenty w wersji papierowej są problematyczne do zarządzania. Pierwsza sprawa to w takim biurze musimy mieć miejsce do składowania aktualnych dokumentów, które na bieżąco są potrzebne. Do tego dochodzi archiwizacja (zazwyczaj kosztowna, i koszty te rosną wraz z rozwojem firmy). Ponadto abyśmy nie zagrzebali się w biurze musimy na bieżąco panować nad tym, jakie dokumenty zostawić a jakie archiwizować.
Wyjściem z tej sytuacji może być digitalizacja dokumentów. Digitalizacja czyli przeniesienie dokumentów z wersji papierowej do wersji elektronicznej. Digitalizacja dokumentów, redukuje koszty archiwizacji, powoduje że wszystkie mamy natychmiast dostępne, nawet te najstarsze.
